先日Googleより、業務効率化に役立つ新しい機能「Google Workspace Flows」が発表されましたので、ご紹介いたします。

◆ Google Workspace Flowsとは？

この機能は、皆様が日常業務で利用されているGoogle Workspaceの各種ツール、例えば Gmail（メール）、Googleフォーム（アンケート作成）、カレンダー（予定表）、スプレッドシート（表計算） などを連携させ、
繰り返し発生する定型的な作業を自動化するためのものです。

これにより、あたかもアシスタントがいるかのように、一部の定型業務をシステムに任せることが可能になりました。

◆ 業務改善への期待

Google Workspace Flowsを活用することで、これまで手間がかかると感じられていた作業を効率化できる可能性があり、業務改善に貢献する注目のサービスと考えられます。

◆ 具体的にどのようなことができるのでしょうか？

Flowsは主に「きっかけ（トリガー）」となる出来事と、それに応じて「実行する操作（アクション）」を設定することで機能します。

1. 「きっかけ」 (トリガー) の設定

まず、どのような出来事があった時に自動処理を開始するかを設定します。

（主な例）
Googleフォームで新しい回答が送信された時
Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した時（送信者、件名などで指定可能）
Googleドライブの指定したフォルダに新しいファイルが追加された時
Googleカレンダーでイベントが開始する時や、新しいイベントが作成された時
Googleスプレッドシートで新しい行が追加された時や、特定のセルが更新された時
利用者が手動で開始操作を行った時

2. 「実行する操作」 (アクション) の設定

次に、「きっかけ」に応じて、システムにどのような操作を自動で行わせるかを設定します。

（主な例）
Gmailで定型文のメールを送信する、または下書きを作成する
Googleカレンダーに新しい予定を登録する、または既存の予定を更新する
Google Chatで指定した宛先にメッセージを送信する
Googleスプレッドシートの行を追加・更新する、またはデータを検索する
Googleドキュメントで文書を新規作成する（テンプレート利用可）、または既存文書に追記する
Googleドライブ内のファイルをコピーする、または移動する
Google Tasksに新しいタスクを作成する

3. 連携可能なツール

上記の例にあるような、Gmail、フォーム、カレンダー、スプレッドシート、ドキュメント、Chat、Tasksなど、主要なGoogle Workspaceツール間での連携が可能です。（対応ツールは今後変更・追加される可能性があります）

4. プログラミング知識は不要です

「自動化」と聞くと専門知識が必要に思われるかもしれませんが、この機能は専門的なプログラミング知識は必要ありません。画面上で視覚的に操作し、ワークフロー（一連の作業の流れ）を構築いただけます。

5. テンプレート（ひな形）の活用

一般的な業務プロセスに合わせた**テンプレート（ひな形）**が用意されている場合があります。これを活用することで、設定の手間を省き、より簡単に自動化を始めることが可能です。（例：「フォームの回答をスプレッドシートに記録し、担当者にChatで通知する」など）

6. 条件に応じた処理も可能

「もし特定の条件を満たす場合はAの操作を実行し、そうでなければBの操作を実行する」といった、状況に応じた処理の分岐も設定できます。これにより、より柔軟な自動化が実現します。

◆ 導入によるメリット

これらの基本機能を組み合わせることで、日常的な通知業務、データ転記作業、簡単な承認プロセスなどを自動化し、業務の効率化やヒューマンエラーの削減に貢献することが期待されます。

◆ さいごに

特に、Google Workspaceの各種ツールを積極的に活用されている皆様にとっては、この「Google Workspace Flows」によって多くの定型業務を自動化できる可能性があり、業務改善の一助となることでしょう。

◆ 今後の情報提供について

私自身、まだこの機能を十分に試用できておりません。
今後、実際の使用感や具体的な活用方法について詳しい情報が得られましたら、改めて皆様に情報を共有させていただきます。