先日Googleより、業務効率化に役立つ新しい機能「Google Workspace Flows」が発表されましたので、ご紹介いたします。

◆ Google Workspace Flowsとは？

この機能は、皆様が日常業務で利用されているGoogle Workspaceの各種ツール、例えば Gmail（メール）、Googleフォーム（アンケート作成）、カレンダー（予定表）、スプレッドシート（表計算） などを連携させ、
繰り返し発生する定型的な作業を自動化するためのものです。

これにより、あたかもアシスタントがいるかのように、一部の定型業務をシステムに任せることが可能になりました。

◆ 業務改善への期待

Google Workspace Flowsを活用することで、これまで手間がかかると感じられていた作業を効率化できる可能性があり、業務改善に貢献する注目のサービスと考えられます。

◆ 具体的にどのようなことができるのでしょうか？

Flowsは主に「きっかけ（トリガー）」となる出来事と、それに応じて「実行する操作（アクション）」を設定することで機能します。

1. 「きっかけ」 (トリガー) の設定

まず、どのような出来事があった時に自動処理を開始するかを設定します。

（主な例）
Googleフォームで新しい回答が送信された時
Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した時（送信者、件名などで指定可能）
Googleドライブの指定したフォルダに新しいファイルが追加された時
Googleカレンダーでイベントが開始する時や、新しいイベントが作成された時
Googleスプレッドシートで新しい行が追加された時や、特定のセルが更新された時
利用者が手動で開始操作を行った時

2. 「実行する操作」 (アクション) の設定

次に、「きっかけ」に応じて、システムにどのような操作を自動で行わせるかを設定します。

（主な例）
Gmailで定型文のメールを送信する、または下書きを作成する
Googleカレンダーに新しい予定を登録する、または既存の予定を更新する
Google Chatで指定した宛先にメッセージを送信する
Googleスプレッドシートの行を追加・更新する、またはデータを検索する
Googleドキュメントで文書を新規作成する（テンプレート利用可）、または既存文書に追記する
Googleドライブ内のファイルをコピーする、または移動する
Google Tasksに新しいタスクを作成する

3. 連携可能なツール

上記の例にあるような、Gmail、フォーム、カレンダー、スプレッドシート、ドキュメント、Chat、Tasksなど、主要なGoogle Workspaceツール間での連携が可能です。（対応ツールは今後変更・追加される可能性があります）

4. プログラミング知識は不要です

「自動化」と聞くと専門知識が必要に思われるかもしれませんが、この機能は専門的なプログラミング知識は必要ありません。画面上で視覚的に操作し、ワークフロー（一連の作業の流れ）を構築いただけます。

5. テンプレート（ひな形）の活用

一般的な業務プロセスに合わせた**テンプレート（ひな形）**が用意されている場合があります。これを活用することで、設定の手間を省き、より簡単に自動化を始めることが可能です。（例：「フォームの回答をスプレッドシートに記録し、担当者にChatで通知する」など）

6. 条件に応じた処理も可能

「もし特定の条件を満たす場合はAの操作を実行し、そうでなければBの操作を実行する」といった、状況に応じた処理の分岐も設定できます。これにより、より柔軟な自動化が実現します。

◆ 導入によるメリット

これらの基本機能を組み合わせることで、日常的な通知業務、データ転記作業、簡単な承認プロセスなどを自動化し、業務の効率化やヒューマンエラーの削減に貢献することが期待されます。

◆ さいごに

特に、Google Workspaceの各種ツールを積極的に活用されている皆様にとっては、この「Google Workspace Flows」によって多くの定型業務を自動化できる可能性があり、業務改善の一助となることでしょう。

◆ 今後の情報提供について

私自身、まだこの機能を十分に試用できておりません。
今後、実際の使用感や具体的な活用方法について詳しい情報が得られましたら、改めて皆様に情報を共有させていただきます。

多くの店舗様が、公式ウェブサイト、SNS、ポータルサイト、Googleマップなど、お客様からの口コミが寄せられる複数の場所をお持ちのことと思います。

そもそも、お客様から口コミをいただく必要性とは何でしょうか？

良い口コミ評価を獲得し、潜在顧客へのアピールや、ご利用いただいたお客様とのコミュニケーションを通じてリピートに繋げるなど、様々な理由が考えられます。

個人的には、口コミというシステムを最も有効活用できるのは「改善」だと考えています。

良い口コミはさほど気にする必要はありませんが、マイナス口コミは定期的にExcelなどにまとめることが重要です。

マイナス口コミへの返信は最低限行うべきですが、それで終わりではなく、具体的な問題点や課題を特定する必要があります。

まず、どのようなマイナス口コミが多いのかを検証します。

全ての媒体からマイナス口コミを一つのExcelに集約し、改善すべき優先順位をつけていきます。

例えば、「受付スタッフの接客態度が悪い」といった口コミが多ければ、マナー研修などを企画し、現場の意識を高める必要があります。

何らかの施策を実行したら、次は効果測定です。

店長やエリアマネージャーといった責任者に権限を与え、現場での接客態度や研修後の口コミの動向を測定します。

また、業務効率に関するマイナスコメントが多い場合は、店舗の予約・受付フローの見直しが必要です。

恐縮ながら、業務効率化が課題であれば、ぜひFu-Kakuへご相談ください。

お客様からの口コミは可視化され、売上に与える影響力が日々増しているように感じます。

厳しい口コミをいただくと、大変落ち込むこともありますが、そこには業務改善のヒントが隠されています。

定期的にお客様からの口コミを集約し、検証することを習慣化できれば、売上向上はもちろん、業務効率化にも繋がるはずです。

ぜひ一度お試しください。

私以外のスタッフもコラムの題材にしていますが、大切なことなので改めてお店の公式ウェブサイトの重要性をお伝えしたいと思います。

ポータルサイトが提供している店舗サイトがあれば、わざわざお店のウェブサイトなんて必要ないでしょ！という意見をたまに耳にします。

お店の規模感やまだ事業をはじめたばかりで資金に余裕がないなど、何らかの理由がある場合はやむを得ないと思います。

しかしながら、複数店舗を運営されている事業所さんやポータルサイトに依存してしまっている店舗さんは、ぜひお店の公式サイトを検討してみてください。

自社サイトに細かな情報を積み上げることで、ユーザーからの信頼感はもちろん、Googleの検索エンジンからの評価もあがります。

Googleマップを活用されている店舗型のお店にとって、MEO対策は死活問題だと思いますが、もちろんお店のウェブサイトが充実していれば評価上昇も見込めます。

また、風営法の改正などの影響でポータルサイトのルールチェンジは珍しいことではありません。

少し極端な話ではありますが、ポータルサイトでの店舗サイト運営がNGになった場合、１からサイトを立ち上げ売り上げをキープすることは至難の技です。

自由度の高い自社サイトをうまく活用できれば、ポータルサイトに頼らない集客の新しいパターンが生まれると思います。

お店のリスクヘッジに関係してくることなので、ぜひご一考いただき、必要であればご相談ください。

Fu-Kakuホームページ制作サービス
https://fu-kakumei.com/web/

Fu-KaKuのコラムを読んでいただいている方はご存知だと思いますが、店舗運営されているお店さんは
Googleビジネスプロフィールの活用は必須だと何度も言ってきました。

Googleビジネスプロフィールとは？
https://www.google.com/intl/ja_jp/business/

Googleビジネスプロフィールで店舗の情報を設定すると、Googleマップの地図検索にでてきたり、
Google検索結果の上部に「ローカルパック」や「ナレッジパネル」と呼ばれる情報の枠に表示されるようになったりします。

・ローカルパックとは
商品名や業種をキーワード検索した時に地図の下に出てくる３つの枠のこと

・ナレッジパネルとは
店名で検索した時に検索結果に現れるお店の詳細な情報が表示される枠のこと

MEO対策（ローカルSEOとも言われる）とは、上記の表示場所で上位に表示させるための施策を指します。

MEO対策の基本の一つとして、「NAPO」の統一というものがあります。

NAPOとは、下記４つの頭文字を取った略語です。

N・・・・Name（店名）
A・・・・Adress（住所）
P・・・・Phone（電話番号）
O・・・・Operation Hours（営業時間）

みなさんが普段運用されているGoogleビジネスプロフィール、ウェブサイトやポータルサイト、SNSなど全ての場所で「店名」、「住所」、「電話番号」、「営業時間」を必ず統一しましょうねということです。
NAPOの統一は、MEOやSEOの評価を高める為にとても重要だと言われています。

ウェブサイトでは〇〇エステとあるのに、Googleマップではエステ◯◯と記載されていたりすると、お客さまは違うお店と勘違いすることもあります。

またよくあるのは、Googleマップに記載されている営業時間を見て来店したのに、営業終了や休業日だったなどという話はよく聞きますし、実際に私も何度か経験したことがあります。

お客さまからの信頼を失いかねないので、NAPOの表記は常に統一することを忘れないようにしましょう。

さらに店舗表記に関しては、大文字小文字やスペースの有無に関しても厳密に統一することが大切とされています。
店舗住所でよくあるのが、ビル名が書いてあったりなかったりするケースもありますが、ここは省略することなく正確な情報を記載、統一しましょう。

神は細部に宿るとよく言ったもので、細かなことですがとても重要です。
ぜひ参考にしてみてください。

MacやiPhoneのOSアップデートにともない、まちにまったApple Interigenceの機能が日本語で利用可能になりました。

業務でiPhoneやMacを使用されている店舗さまは、Apple InterigenceのAI機能を始めとした新機能を使うことで
さらなる業務効率アップが見込まれます！

ぜひ試してみてください！

■Apple Interigence対応モデル

iPhone
・iPhone 15 Proシリーズ
・iPhone 16シリーズ
・iPhone 16 Pro シリーズ
・iPhone 16e

Mac
M1以降を搭載した機種のMacでmacOS 15.1以降を実行している場合に使用できます。

新機能についての詳細はこちらから↓
https://www.apple.com/jp/newsroom/2025/03/apple-intelligence-features-are-now-available-in-more-languages/